¿Cómo debe ser el proceso disciplinario establecido por un empleador?

Todo empleador tiene la obligación de establecer y publicar el procedimiento disciplinario dentro de la empresa, con el fin de garantizar los derechos al debido proceso y defensa de los trabajadores.

Deben adoptarse medidas como la publicación de una política o manual que dé a conocer el trámite de los procesos disciplinarios (debe contener los elementos mínimos fijados por la Corte Constitucional en la Sentencia C-593 del 2014) y hacer referencia a dicha política en la actualización más próxima del Reglamento Interno de Trabajo.

Existen unos requisitos mínimos fundamentales que un empleador debe tener en cuenta a la hora de establecer un procedimiento disciplinario:

• La comunicación formal de la apertura del proceso disciplinario a la persona imputada y la formulación de cargos. Durante la citación a descargos, se notifica al trabajador la apertura del proceso y se indican los hechos o conductas que lo motivaron. La enumeración de las faltas se podrá hacer en la citación a descargos o al inicio de la diligencia de descargos y se dejará constancia en acta.

• El traslado al imputado de las pruebas que fundamentan los cargos formulados. Es recomendable hacerlo dentro de la diligencia de descargos, permitiéndole al trabajador manifestar sus consideraciones respecto de las pruebas, a fin de que ejerza su derecho de defensa.

• La indicación de un término para que el acusado formule sus descargos, controvierta las pruebas en su contra y entregue aquellas que sustenten sus descargos. Este punto se cumple al momento de la citación (con fecha, hora y lugar) a descargos, en donde también debe indicarse la oportunidad que tiene el trabajador de presentar, junto con sus descargos, las pruebas que tenga a su favor. En la diligencia de descargos, en la que se debe permitir al trabajador el reconocimiento y contradicción de las pruebas que sustentan la imputación.

• El pronunciamiento definitivo del empleador mediante un acto motivado y congruente y la imposición de una sanción proporcional a la falta. Deberá indicar las normas legales o del reglamento interno en las cuales han sido previstas las faltas imputadas.

• La posibilidad de que el trabajador pueda controvertir las decisiones, mediante los recursos pertinentes. En caso de no estar prevista una segunda instancia dentro de la empresa, no es necesario establecerla, por cuanto el trabajador cuenta con la posibilidad de acudir a la vía jurisdiccional para impugnar la decisión del empleador.